Come abbiamo automatizzato il processo amministrativo. Il caso di Trentino Spettacoli.

Chi è Trentino Spettacoli

Trentino Spettacoli è il nome della rete coordinata dal Coordinamento Teatrale Trentino, un’associazione nata nel 1982 con un obiettivo preciso: portare teatro, cinema e spettacolo dal vivo in ogni valle della provincia di Trento.

Non è un’unica sede o un singolo teatro. È una rete che oggi connette oltre 50 realtà locali – Comuni, Comunità di Valle, teatri e cineclub – a cui vengono offerti consulenza artistica, organizzativa, supporto tecnico e servizio di biglietteria. Un’infrastruttura culturale distribuita su tutto il territorio trentino, che ogni anno coordina un numero importante di eventi, abbonamenti, fornitori e flussi amministrativi.

Nelle parole di Sebastian:

“il Coordinamento è una rete territoriale. La forza di questa rete sta nel valorizzare le strutture già presenti nei comuni e nelle comunità, creando, assieme alle amministrazioni, occasioni di incontro e coesione sociale, una vera infrastruttura culturale. Gli eventi della rete li ritrovo dove vivo e abito, è qualcosa che mi dà soddisfazione”.

Ed è proprio qui che la complessità gestionale emerge in modo naturale. Quando sei un’organizzazione che lavora con decine di partner, artisti, compagnie teatrali e fornitori di servizi tecnici in tutta la provincia, le fatture si accumulano. Rapidamente.

Il problema: fatture NON in cloud

Quando Sebastian ci ha raccontato del processo di gestione delle fatture, la prima reazione è stata quasi inevitabile: “ma esiste sicuramente un modo per automatizzare.”

Venti ore al mese, cioè quasi due giornate intere, dedicate a un’unica attività. Aprire le fatture in arrivo dai fornitori, leggerne i dati, inserirli manualmente nel gestionale aziendale. Fornitori, importi, date, riferimenti. Una riga alla volta. Con tutto il rischio di errori di trascrizione che questo comporta.

Il paradosso è che nessuno nel team pensava di fare qualcosa di sbagliato. Si lavorava così da sempre. Era il processo normale. Che ci vuoi fare.

Eppure, mettendo in fila i numeri, la cosa diventa chiara:

• 20 ore al mese di lavoro manuale ripetitivo
• Errori di trascrizione difficili da tracciare a posteriori
• Tempo sottratto ad attività che richiedono davvero una mente umana

Questo è il costo reale dell’inefficienza di processo. Spesso invisibile, sempre silenzioso.

“Il tempo è sempre limitato, essere consapevoli di avere un processo automatizzabile ma non avere la soluzione a portata di mano ti mette ogni giorno davanti a un ostacolo che si trasforma in frustrazione.
A un certo punto ci si rende conto che la soluzione è fermarsi, spendere del tempo per trovare la soluzione ed eliminare quel senso di frustrazione”.

 

La soluzione. Power Automate e la lettura automatica delle fatture

Power Automate è uno strumento di automazione incluso nell’ecosistema Microsoft 365. È potente, flessibile e, questo è il punto che ci interessa di più, non richiede di essere programmatori per usarlo.

Con Sebastian e il suo team abbiamo costruito un flusso automatico che fa esattamente quello che prima si faceva a mano.

Prima di tutto, legge le fatture in arrivo (in formato PDF o via email) ed estrae i dati strutturati: fornitore, importo, data, numero fattura. Poi combina le anagrafiche dei fornitori già presenti nel gestionale con i nuovi dati in entrata, evitando duplicati e incongruenze. Infine alimenta il database aziendale in automatico, senza che nessuno debba aprire un file, selezionare una cella, copiare un valore.

Il risultato? Un processo che prima richiedeva 20 ore al mese ora ne richiede 2. Non “circa due”. Due. E soprattutto: gli errori di trascrizione sono praticamente azzerati. Quando è la macchina a copiare, non sbaglia. E quando c’è un’eccezione, c’è un log che lo segnala.

Come ci siamo arrivati: il metodo conta quanto il risultato

Spesso si racconta il “cosa” e si dimentica il “come”. Ma noi pensiamo che il “come” sia la parte più interessante.

Non siamo arrivati da Trentino Spettacoli con la soluzione già in tasca. Siamo arrivati con le domande.

Fase 1: ascolto e mappatura del processo

Prima di toccare un solo strumento, abbiamo dedicato tempo a capire com’era fatto il processo esistente. Chi lo eseguiva, con quali strumenti, in che momenti del mese, con quali eccezioni. Perché ogni processo ha le sue eccezioni. E ogni automazione che non le considera è destinata a rompersi alla prima eccezione.

Fase 2: co-progettazione della soluzione

L’automazione l’abbiamo progettata insieme al team. Non “noi proponiamo, voi accettate”. Noi portiamo competenza tecnica su Power Automate, voi portate la conoscenza del processo e del contesto. Il risultato finale è di tutti e due.

Questo approccio richiede più tempo nella fase iniziale. Ma produce soluzioni che il team usa davvero, perché le ha viste nascere. È lo stesso principio che applichiamo in tutti i nostri progetti di trasformazione digitale – ne abbiamo scritto in modo più esteso nell’articolo sul change management nelle PMI.

Fase 3: test, errori e aggiustamenti

Nessuna automazione funziona perfettamente al primo tentativo. Ci sono stati momenti in cui il flusso non riconosceva correttamente certi tipi di fattura. Situazioni in cui le anagrafiche non matchavano come ci aspettavamo. Abbiamo corretto, testato di nuovo, corretto ancora.È normale. L’importante è fare una cosa che funziona, per poi migliorarla nel tempo. E qui abbiamo raccolto la testimonianza di Dimitri Baggia, uno dei protagonisti del cambiamento all’interno dell’organizzazione:

“Lavorando con HANDS-ON abbiamo capito che le difficoltà che esprimevamo fossero in realtà molto più comuni e di facile soluzione rispetto a quanto credevamo. L’approccio ci ha convinto: ci hanno proposto soluzioni da adattare e testare, su misura.
Cambiare processi interni a cui si è abituati porta sempre qualche difficoltà. “Seguendo la ricetta” il risultato ci è sembrato ad ogni incontro sempre più raggiungibile”.

 

I risultati: numeri e qualcosa in più

I numeri li abbiamo già detti:

• Prima: 20 ore al mese di lavoro manuale
• Dopo: 2 ore al mese di supervisione e controllo
• Errori di trascrizione: ridotti drasticamente
• Investimento: il tempo del team interno e il nostro supporto, senza acquistare nuovi software

Ma c’è qualcosa che i numeri non dicono. Quando liberi due giornate al mese di lavoro ripetitivo, non ottieni solo “tempo libero”. Ottieni energia mentale. Chi eseguiva quel processo ora può dedicarsi ad attività che richiedono giudizio, relazione, attenzione. Attività che una macchina non può fare al loro posto.

Ed è questo il vero obiettivo dell’automazione: restituire alle persone il tempo per fare le cose che solo “noi umani” sappiamo fare.

Cosa abbiamo imparato

Lavorando su questo progetto abbiamo confermato alcune cose che sappiamo da tempo. Vale la pena dirle ad alta voce.

I processi manuali ripetitivi si nascondono bene. Spesso nessuno li mette in discussione perché “si è sempre fatto così”. Fare un audit di processo, anche informale, è uno dei migliori investimenti di tempo che un’azienda possa fare. Basta sedersi con il team e chiedere “cos’è che fate a mano e che vi pesa maggiormente?”

L’automazione non è roba da grandi aziende. Power Automate è incluso in Microsoft 365. Se la tua azienda usa già M365, hai già lo strumento. Non serve un reparto IT. Serve qualcuno che voglia imparare come funziona, o qualcuno che sappia già farlo e vi affianchi nel processo.

Coinvolgere il team non è un optional. Le automazioni costruite senza il contributo di chi usa il processo quotidianamente rischiano di risolvere il problema sbagliato. O di creare resistenze difficili da gestire dopo. Chi conosce il processo dall’interno è la risorsa più preziosa che hai.

I quick win esistono. Non tutti i progetti di automazione richiedono mesi di lavoro e budget importanti. A volte un processo ben mappato e uno strumento già disponibile producono risultati concreti in poche settimane. Il caso di Trentino Spettacoli ne è un esempio diretto.

Se vuoi approfondire come introdurre queste innovazioni in modo graduale e sostenibile, ti consiglio di leggere anche il nostro articolo su come introdurre il digitale nelle PMI senza rivoluzionarle.

Come capire se un processo è automatizzabile

Fatti queste tre domande:

1. Questo processo si ripete nello stesso modo ogni volta (o quasi)?
2. Ci sono dati strutturati da leggere o inserire – PDF, Excel, email con formati fissi?
3. L’errore umano è un rischio?

Se hai risposto sì a tutte e tre, probabilmente stai guardando un buon candidato per l’automazione. Il passo successivo è mappare il processo nei dettagli prima di toccare qualsiasi strumento. Un’ora investita qui vale più di dieci investite sullo strumento sbagliato.

Cosa resta di questo progetto

• Lo strumento: Power Automate
• L’approccio: ascolto, co-progettazione con il team, test iterativi
• Il risultato: 18 ore risparmiate ogni mese, errori di trascrizione ridotti al minimo
• La cosa più importante: il team ha recuperato tempo per fare ciò che conta di più.

Quella che hai letto è la storia di un processo mal disegnato che qualcuno ha avuto il coraggio di mettere in discussione. E di un team che ha scelto di mettersi le mani in pasta per cambiarlo.

E tu? C’è un processo nel tuo lavoro quotidiano che sai già di dover automatizzare, ma non hai ancora trovato il momento giusto per farlo? 

Guarda i nostri servizi di digitalizzazione e iniziamo a parlarne!