Una intranet per la comunicazione interna? Si può fare, con Office365

Cos'è una intranet e perché è importante?

Una intranet è una rete privata utilizzata all’interno di un’organizzazione per condividere informazioni e strumenti. Ma perché è così importante per le PMI? I dati parlano chiaro:

• Secondo uno studio di McKinsey, i dipendenti trascorrono in media il 28% della loro settimana lavorativa gestendo email e quasi il 20% cercando informazioni interne o contattando colleghi per ottenere aiuto su specifici compiti. Quando le aziende utilizzano i social media internamente, i messaggi diminuiscono; un archivio consultabile delle conoscenze può ridurre fino al 35% il tempo che i dipendenti impiegano a cercare informazioni aziendali. Una intranet ben organizzata può ridurre drasticamente questo tempo perso, consentendo ai dipendenti di concentrarsi sulle attività che generano valore.
• Diversi studi hanno dimostrato un legame positivo tra engagement dei dipendenti e performance aziendali. In questo senso una intranet può favorire l’engagement dei dipendenti, offrendo un canale di comunicazione trasparente e bidirezionale tra management e team.
• Una intranet può rafforzare la cultura aziendale, promuovendo la condivisione di valori, obiettivi e successi. Ed è ampiamente dimostrato che le aziende con una forte cultura aziendale hanno il doppio delle probabilità di superare i concorrenti.
• L’adozione di una intranet può portare a una significativa riduzione dei costi di stampa e spedizione, oltre a semplificare i processi aziendali e ridurre gli errori.

Ma ecco qui alcuni esempi concreti di vantaggi:

• I dipendenti possono trovare facilmente moduli, policy aziendali, informazioni e molto altro, senza dover inviare email o chiedere ai colleghi
• Gli esperti interni possono condividere le loro competenze attraverso blog, forum o wiki, creando un ambiente di apprendimento continuo
• I team possono lavorare insieme su progetti in tempo reale, condividendo documenti, scambiando feedback e monitorando i progressiNella fase di onboarding, i nuovi assunti possono accedere a tutte le informazioni necessarie per integrarsi rapidamente nell’azienda. 

Integrazione con gli strumenti di Office 365

L’integrazione di una intranet con gli strumenti di Office 365, come SharePoint, Teams e Yammer, può amplificare ulteriormente i benefici.

Ad esempio, SharePoint può essere utilizzato per creare un portale intranet personalizzato, Teams può facilitare la comunicazione e la collaborazione in tempo reale, e Yammer può essere utilizzato come social network aziendale per favorire il dialogo e la condivisione di idee.

I benefici della intranet

Le PMI con cui abbiamo collaborato, come Studio De Gasperi e Martinelli & Associati e HG Blu,  possono trarre enormi benefici dall’adozione di una intranet. Ecco alcuni esempi concreti:

• Grazie a strumenti come Microsoft 365, è possibile ottimizzare la gestione dei documenti e dei progetti. SharePoint, ad esempio, permette di creare un archivio centralizzato per tutti i file aziendali, facilmente accessibile e organizzato. Si riduce il tempo perso nella ricerca di documenti e si facilita la collaborazione tra i team​
• Utilizzando Microsoft Teams, le aziende possono migliorare la comunicazione interna creando canali dedicati per diversi progetti e team. Si abilita una comunicazione più mirata e la possibilità di condividere informazioni in tempo reale, aumentando l’efficienza e la rapidità nelle risposte​
• L’integrazione di strumenti di gestione del tempo e delle attività, come Planner e To Do, consente di pianificare meglio le scadenze e le attività, riducendo lo stress e migliorando la produttività individuale e di gruppo. Inoltre, l’uso del calendario Microsoft aiuta a coordinare le riunioni e a gestire meglio gli impegni di ciascuno​
• Implementare una piattaforma intranet permette di centralizzare anche le risorse di formazione e supporto per i dipendenti. Un’operazione che facilita l’accesso a manuali, tutorial e FAQ, migliorando l’autonomia dei dipendenti e riducendo il carico di lavoro del reparto IT.

Casi di successo: Studio De Gasperi e Martinelli e HG Blu

Studio De Gasperi e Martinelli: in questo progetto, abbiamo implementato Microsoft 365 per migliorare la gestione dei documenti e facilitare la collaborazione tra i vari reparti. La creazione di un portale intranet basato su SharePoint ha centralizzato l’archiviazione dei documenti, rendendo più semplice e veloce l’accesso alle informazioni per tutti i dipendenti. In questo senso, il nostro lavoro ha portato a un notevole risparmio di tempo e a una maggiore efficienza operativa. Mica male per uno studio di consulenza che conta più di 80 dipendenti, tra professionisti e figure operative.

HG Blu: è un’agenzia di comunicazione che ha scelto di investire in Microsoft Teams per efficientare il proprio modo di lavorare in team. I canali dedicati per i vari progetti hanno migliorato la comunicazione interna, mentre l’uso di Planner ha reso la gestione delle attività più trasparente e organizzata. L’integrazione di SharePoint ha ulteriormente facilitato la condivisione dei documenti, aumentando la produttività e la collaborazione tra le persone. Inoltre, abbiamo integrato ClickUp come strumento di Project Management, per favorire una gestione ancora più precisa e dettagliata dei progetti, con funzioni avanzate di monitoraggio e assegnazione delle attività​. Ora stiamo monitorando insieme al team. 

Intranet: trasformazione o adattamento?

L’implementazione di una intranet rappresenta un passo fondamentale per migliorare la comunicazione interna e la produttività in qualsiasi PMI. Ma è essenziale progettarla e personalizzarla in base alle situazioni e alle esigenze specifiche di ciascuna azienda, adattando gli strumenti e le piattaforme ai progetti e alle modalità di lavoro. Per fare un esempio, in un’agenzia di comunicazione come HG Blu, l’integrazione di strumenti come ClickUp per la gestione di progetti grafici, di identità aziendale e di sviluppo web ha permesso una gestione più efficiente e coordinata delle attività.

Strumenti come ClickUp, Notion e altri sistemi di project management possono essere integrati nella intranet per creare una piattaforma unica e coesa che supporti tutte le funzioni aziendali. L’obiettivo non è solo migliorare la comunicazione interna, ma anche rendere i processi aziendali più trasparenti e collaborativi, aderendo alle modalità di lavoro di ciascuna azienda.

Per questo motivo, per sfruttare appieno i benefici di una intranet e degli strumenti digitali, è fondamentale lavorare con esperti che possano guidare l’implementazione e la personalizzazione di queste soluzioni in modo da massimizzare l’efficienza senza stravolgere l’ecosistema aziendale esistente. Si tratta di testare, adattare e poi estendere le innovazioni in modo graduale, come sempre quando si parla di trasformazione digitale.

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