Una intranet per la comunicazione interna? Si può fare, con Office365

Hai mai pensato che una intranet potrebbe migliorare la comunicazione interna della tua azienda? Proprio così, si può favorire l’engagement e facilitare la collaborazione tra i dipendenti. Attraverso l’implementazione di strumenti semplici come Microsoft 365 e SharePoint, le PMI possono ottenere numerosi vantaggi in termini di efficienza e produttività. Vediamo insieme come. 

Cos'è una intranet e perché è importante?

Una intranet è una rete privata utilizzata all’interno di un’organizzazione per condividere informazioni e strumenti. Ma perché è così importante per le PMI? I dati parlano chiaro:

  • Secondo uno studio di McKinsey, i dipendenti trascorrono in media il 28% della loro settimana lavorativa gestendo email e quasi il 20% cercando informazioni interne o contattando colleghi per ottenere aiuto su specifici compiti. Quando le aziende utilizzano i social media internamente, i messaggi diminuiscono; un archivio consultabile delle conoscenze può ridurre fino al 35% il tempo che i dipendenti impiegano a cercare informazioni aziendali. Una intranet ben organizzata può ridurre drasticamente questo tempo perso, consentendo ai dipendenti di concentrarsi sulle attività che generano valore.
  • Diversi studi hanno dimostrato un legame positivo tra engagement dei dipendenti e performance aziendali. In questo senso una intranet può favorire l’engagement dei dipendenti, offrendo un canale di comunicazione trasparente e bidirezionale tra management e team.
  • Una intranet può rafforzare la cultura aziendale, promuovendo la condivisione di valori, obiettivi e successi. Ed è ampiamente dimostrato che le aziende con una forte cultura aziendale hanno il doppio delle probabilità di superare i concorrenti.
  • L’adozione di una intranet può portare a una significativa riduzione dei costi di stampa e spedizione, oltre a semplificare i processi aziendali e ridurre gli errori.

Ma ecco qui alcuni esempi concreti di vantaggi:

  • I dipendenti possono trovare facilmente moduli, policy aziendali, informazioni e molto altro, senza dover inviare email o chiedere ai colleghi
  • Gli esperti interni possono condividere le loro competenze attraverso blog, forum o wiki, creando un ambiente di apprendimento continuo
  • I team possono lavorare insieme su progetti in tempo reale, condividendo documenti, scambiando feedback e monitorando i progressiNella fase di onboarding, i nuovi assunti possono accedere a tutte le informazioni necessarie per integrarsi rapidamente nell’azienda. 

Integrazione con gli strumenti di Office 365

L’integrazione di una intranet con gli strumenti di Office 365, come SharePoint, Teams e Yammer, può amplificare ulteriormente i benefici.

Ad esempio, SharePoint può essere utilizzato per creare un portale intranet personalizzato, Teams può facilitare la comunicazione e la collaborazione in tempo reale, e Yammer può essere utilizzato come social network aziendale per favorire il dialogo e la condivisione di idee.

I benefici della intranet

Le PMI con cui abbiamo collaborato, come Studio De Gasperi e Martinelli & Associati e HG Blu,  possono trarre enormi benefici dall’adozione di una intranet. Ecco alcuni esempi concreti:

  • Grazie a strumenti come Microsoft 365, è possibile ottimizzare la gestione dei documenti e dei progetti. SharePoint, ad esempio, permette di creare un archivio centralizzato per tutti i file aziendali, facilmente accessibile e organizzato. Si riduce il tempo perso nella ricerca di documenti e si facilita la collaborazione tra i team​
  • Utilizzando Microsoft Teams, le aziende possono migliorare la comunicazione interna creando canali dedicati per diversi progetti e team. Si abilita una comunicazione più mirata e la possibilità di condividere informazioni in tempo reale, aumentando l’efficienza e la rapidità nelle risposte​
  • L’integrazione di strumenti di gestione del tempo e delle attività, come Planner e To Do, consente di pianificare meglio le scadenze e le attività, riducendo lo stress e migliorando la produttività individuale e di gruppo. Inoltre, l’uso del calendario Microsoft aiuta a coordinare le riunioni e a gestire meglio gli impegni di ciascuno​
  • Implementare una piattaforma intranet permette di centralizzare anche le risorse di formazione e supporto per i dipendenti. Un’operazione che facilita l’accesso a manuali, tutorial e FAQ, migliorando l’autonomia dei dipendenti e riducendo il carico di lavoro del reparto IT.

 

Casi di successo: Studio De Gasperi e Martinelli e HG Blu

 

Studio De Gasperi e Martinelli: in questo progetto, abbiamo implementato Microsoft 365 per migliorare la gestione dei documenti e facilitare la collaborazione tra i vari reparti. La creazione di un portale intranet basato su SharePoint ha centralizzato l’archiviazione dei documenti, rendendo più semplice e veloce l’accesso alle informazioni per tutti i dipendenti. In questo senso, il nostro lavoro ha portato a un notevole risparmio di tempo e a una maggiore efficienza operativa. Mica male per uno studio di consulenza che conta più di 80 dipendenti, tra professionisti e figure operative.

 

HG Blu: è un’agenzia di comunicazione che ha scelto di investire in Microsoft Teams per efficientare il proprio modo di lavorare in team. I canali dedicati per i vari progetti hanno migliorato la comunicazione interna, mentre l’uso di Planner ha reso la gestione delle attività più trasparente e organizzata. L’integrazione di SharePoint ha ulteriormente facilitato la condivisione dei documenti, aumentando la produttività e la collaborazione tra le persone. Inoltre, abbiamo integrato ClickUp come strumento di Project Management, per favorire una gestione ancora più precisa e dettagliata dei progetti, con funzioni avanzate di monitoraggio e assegnazione delle attività​. Ora stiamo monitorando insieme al team. 

 

Intranet: trasformazione o adattamento?

L’implementazione di una intranet rappresenta un passo fondamentale per migliorare la comunicazione interna e la produttività in qualsiasi PMI. Ma è essenziale progettarla e personalizzarla in base alle situazioni e alle esigenze specifiche di ciascuna azienda, adattando gli strumenti e le piattaforme ai progetti e alle modalità di lavoro. Per fare un esempio, in un’agenzia di comunicazione come HG Blu, l’integrazione di strumenti come ClickUp per la gestione di progetti grafici, di identità aziendale e di sviluppo web ha permesso una gestione più efficiente e coordinata delle attività.

Strumenti come ClickUp, Notion e altri sistemi di project management possono essere integrati nella intranet per creare una piattaforma unica e coesa che supporti tutte le funzioni aziendali. L’obiettivo non è solo migliorare la comunicazione interna, ma anche rendere i processi aziendali più trasparenti e collaborativi, aderendo alle modalità di lavoro di ciascuna azienda.

Per questo motivo, per sfruttare appieno i benefici di una intranet e degli strumenti digitali, è fondamentale lavorare con esperti che possano guidare l’implementazione e la personalizzazione di queste soluzioni in modo da massimizzare l’efficienza senza stravolgere l’ecosistema aziendale esistente. Si tratta di testare, adattare e poi estendere le innovazioni in modo graduale, come sempre quando si parla di trasformazione digitale.

 

Possiamo aiutare anche te a implementare queste soluzioni nella tua azienda. Compila il form qui sotto, ti chiamiamo noi!

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