Come abbiamo digitalizzato un museo con 6 sedi (senza rivoluzionare nulla)
"Ce l'abbiamo, ma non lo usiamo"
L'approccio: quattro tavoli, un obiettivo
Cosa abbiamo fatto, nel concreto
Immagina di lavorare in un’organizzazione con sei sedi diverse, dove ognuno usa gli strumenti che preferisce. C’è chi apre la posta con Outlook, chi con l’app del telefono, chi stampa tutto e protocolla a mano. I file stanno su un server locale che costa un occhio e funziona solo se sei connesso alla rete interna. Per sapere se un collega è in ufficio, mandi un messaggio su WhatsApp.
Ora immagina di dover coordinare tutto questo mentre gestisci un patrimonio storico fatto di collezioni, archivi, prestiti, donazioni e attività didattiche.
Questo era lo scenario del MITAG, il Museo Italiano della Guerra di Rovereto, quando ci hanno contattato. Avevano Google Workspace attivo da anni, ma nessuno l’aveva mai veramente adottato. Era lì, pagato, inutilizzato. Nel frattempo, la complessità cresceva.
"Ce l'abbiamo, ma non lo usiamo"
Il primo incontro è stato illuminante. Il team aveva a disposizione Gmail, Calendar, Drive, Meet – tutti gli strumenti che servono per lavorare in modo collaborativo – ma continuava a usare Outlook per la posta, il server locale per i file, e WhatsApp per coordinarsi.
Perché? Per lo stesso motivo per cui succede in tante PMI: nessuno aveva accompagnato le persone nell’adozione. Gli strumenti erano stati attivati, ma senza un percorso di cambiamento. E senza accompagnamento, le abitudini vincono sempre.
I problemi concreti erano diversi:
- Costi dell’infrastruttura locale: server da mantenere, backup da gestire, dipendenza da fornitori esterni per ogni modifica
- Autonomia limitata: impossibile accedere ai file da fuori sede senza VPN; difficile configurare permessi senza chiamare l’assistenza
- Procedure frammentate: donazioni gestite con fogli Excel, prestiti tracciati via email, segnalazioni di manutenzione su pezzi di carta in reception
- Coordinamento impossibile: con sei sedi, sapere chi era dove e quando diventava un’impresa
Il classico scenario in cui digitalizzare non significa comprare tecnologia, ma cambiare il modo di lavorare insieme.
L'approccio: quattro tavoli, un obiettivo
Invece di imporre un piano calato dall’alto, abbiamo proposto un percorso di co-progettazione. Abbiamo diviso il lavoro in quattro aree tematiche, ciascuna con un gruppo dedicato:
- Gestione operativa e spazi
Come sapere chi è in ufficio? Come prenotare sale e mezzi? Come segnalare un guasto?
- Comunicazione interna e policy
Quale canale usare per cosa? Come gestire le caselle condivise? Quali regole darsi?
- Alberatura file
Come organizzare i documenti su Drive? Chi può accedere a cosa? Come migrare dal server?
- Monitoraggio progetti
Come tracciare lo stato delle donazioni? Come gestire il flusso delle iscrizioni didattiche?
Ogni gruppo si è incontrato più volte nell’arco di alcuni mesi. L’obiettivo non era trovare la soluzione perfetta, ma far emergere le decisioni dal confronto tra le persone che quei processi li vivono ogni giorno.
Cosa abbiamo fatto, nel concreto
Il problema più sentito era banale ma quotidiano: sapere chi c’è e dove. La soluzione? Google Calendar come strumento ufficiale per segnare presenze, assenze e luoghi di lavoro.
Abbiamo poi mappato tutte le risorse prenotabili – sale riunioni, mezzi aziendali – e le abbiamo configurate come risorse in Google Workspace. Ora basta creare un evento e aggiungere la risorsa: il sistema verifica automaticamente la disponibilità.
Per le segnalazioni di manutenzione, abbiamo creato un registro condiviso su Drive. Niente più foglietti volanti: ogni segnalazione viene tracciata con data, descrizione, responsabile e stato.
Comunicazione interna e policy
Qui la sfida era culturale più che tecnica. Come convincere persone abituate a Outlook a passare a Gmail? Come evitare che le chat diventino caotiche?
Abbiamo definito insieme delle policy chiare:
- Gmail per la posta, con accesso in delega alle caselle di servizio
- Google Chat per le comunicazioni interne rapide
- Email solo per comunicazioni formali o con l’esterno
La chiave è stata spiegare il perché: non si tratta di cambiare strumento per capriccio, ma di sfruttare l’integrazione tra posta, calendario e file che solo lavorando nativamente in cloud si può avere.
Alberatura file
Questa è stata la parte più delicata. Anni di documenti accumulati sul server, con una struttura nata organicamente e mai ripensata. E la paura, comprensibile, di “perdere il controllo” sui propri file.
Abbiamo proceduto così:
- Mappatura della struttura esistente
- Definizione di una nuova organizzazione per aree tematiche (Direzione, Amministrazione, Patrimonio, Comunicazione, etc.)
- Creazione di Drive Condivisi con permessi granulari
- Migrazione progressiva, partendo dai documenti correnti
Un passaggio fondamentale è stato introdurre Drive per Desktop: l’interfaccia rimane quella di Esplora Risorse, ma i file sono in cloud. Per chi era abituato al server, il cambiamento è stato meno traumatico.
Monitoraggio progetti
Per alcune procedure specifiche, come la gestione delle donazioni o le iscrizioni ai percorsi didattici, abbiamo costruito dei flussi strutturati usando Google Moduli e Fogli. L’obiettivo: standardizzare le informazioni, automatizzare le notifiche, tracciare gli stati di avanzamento.
Non abbiamo usato strumenti complessi. Moduli, Fogli, qualche automazione con App Script. Il principio è sempre lo stesso: partire da ciò che le persone sanno già usare e aggiungere funzionalità gradualmente.
| Le difficoltà che abbiamo affrontato
Non è stato tutto liscio. Ecco gli ostacoli più comuni e come li abbiamo gestiti: • Resistenza al cambiamento: normale, fisiologica. L’abbiamo affrontata con formazione pratica e affiancamento individuale, non con imposizioni. • Overthinking sulla struttura file: il rischio di passare mesi a discutere l’alberatura perfetta. Abbiamo definito i primi due livelli e poi iterato. • Paura di “perdere il controllo”: molti temevano che i file in cloud fossero meno sicuri. Abbiamo spiegato come funzionano i permessi e mostrato che il controllo, semmai, aumenta. • Abitudini legate alla carta: in un museo, la cultura della protocollazione e dell’archivio fisico è forte. Non l’abbiamo combattuta, ma affiancata con strumenti digitali. |
Il risultato: adozione e processi attivi
A distanza di alcuni mesi dall’avvio, la situazione è cambiata. L’adozione degli strumenti – Gmail, Calendar, Drive – è definita “ottima” dalla direzione. I nuovi processi sono attivi e funzionanti.
Ma il risultato più importante non è tecnico: è culturale. Il team ha capito che la trasformazione digitale non significa stravolgere tutto, ma introdurre cambiamenti graduali, testarli, aggiustarli. Un passo alla volta.
Ora stiamo lavorando a una seconda fase di consolidamento: affiancare il personale che rientra da assenze prolungate, formare i nuovi ingressi, completare alcune migrazioni tecniche. Lo facciamo con uno “sportello agile” che permette di prenotare sessioni di supporto quando serve, senza pacchetti rigidi.
Un’ultima riflessione riguarda le risorse e i tempi. Sebbene il Museo avesse teoricamente accesso alla versione gratuita di Google Workspace (un percorso che all’epoca non fu possibile intraprendere per questioni amministrative interne), il vero valore dell’investimento si è rivelato essere il tempo dedicato al cambiamento.
Come ha notato la direzione stessa, prendersi i “giusti ritmi” è stato fondamentale: il processo è stato sfidante, ma oggi si progetta e si cresce con la consapevolezza che gli strumenti non sono più un ostacolo, ma risorse da potenziare.
Cosa puoi portarti a casa
Se stai valutando un percorso simile per la tua organizzazione, ecco alcune lezioni dal progetto MITAG:
- Non basta attivare gli strumenti: senza accompagnamento, le persone torneranno alle vecchie abitudini
- Coinvolgi chi userà i processi: le soluzioni calate dall’alto falliscono; quelle co-progettate funzionano
- Parti dai problemi concreti: “come faccio a sapere se la sala è libera?” è più motivante di “dobbiamo digitalizzare”
- Accetta l’imperfezione iniziale: meglio una struttura file funzionante all’80% oggi che una perfetta mai
- Prevedi il supporto nel tempo: il go-live non è la fine, è l’inizio
Se ti interessa capire meglio come gestire la resistenza al cambiamento, ti consiglio di leggere il nostro articolo sul change management nella trasformazione digitale. E se vuoi esplorare come costruire una intranet con strumenti che probabilmente hai già, c’è anche un approfondimento su Office 365 e SharePoint per la comunicazione interna.
E tu?
La tua organizzazione ha strumenti digitali attivi ma poco usati? Processi che funzionano “perché abbiamo sempre fatto così”? File sparsi tra server, email e chiavette USB?
Non serve una rivoluzione. Serve un percorso graduale, fatto insieme alle persone che quei processi li vivono ogni giorno.
Raccontaci la tua situazione: possiamo capire insieme da dove partire.
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