Come ottimizzare i processi aziendali grazie a Google Workspace: un caso pratico

Premessa: il potenziale di Google workspace per le PMI

Google workspace può davvero fare la differenza nel modo in cui una PMI organizza e gestisce il lavoro quotidiano, migliorando l’efficienza e risparmiando tempo prezioso.
Dall’ottimizzazione della comunicazione alla gestione più strutturata dei progetti, Google workspace fornisce gli strumenti per creare un ambiente di lavoro sempre più collaborativo. Il suo vero potenziale sta nell’integrazione dei suoi strumenti e nella capacità di adattarli al modo in cui i team lavorano insieme, creando processi agili e flessibili, fondamentali per la competitività delle PMI.

Oltre la collaborazione: come sfruttare le piene potenzialità di Google workspace

Possiamo partire, ad esempio, dal bisogno diffuso di migliorare la comunicazione e dare al lavoro un’organizzazione più strutturata e trasparente e agile.
Per queste situazioni ci sono Google Drive, Calendar e Meet.
Drive permette di condividere e archiviare documenti in modo centralizzato, garantendo un accesso rapido e sicuro a tutte le risorse aziendali.
Calendar facilita la gestione delle agende e la pianificazione delle attività in maniera sincronizzata.
Meet organizza meeting efficienti anche in modalità remota, mantenendo i rapporti tra i membri del team.
Questi strumenti integrati diminuiscono gli scambi di email e danno ai team una visione chiara e coordinata del lavoro da svolgere.
Google sheets e Docs sono strumenti potenti se usati in maniera collaborativa e integrata. L’uso dei commenti per il feedback, il controllo delle versioni per tracciare i progressi e la possibilità di lavorare in tempo reale riducono drasticamente la necessità di inviare e-mail con versioni differenti dello stesso file.
Google sheets è particolarmente utile alle PMI per gestire dati in modo condiviso, elaborarli e aggiornarli in modo semplice e trasparente.
Google docs, d’altra parte, consente una scrittura collaborativa tra membri del team, che migliora il contenuto in maniera continua e immediata, senza sovrapposizioni o confusione.

Automatizzare e integrare con Google app script

Il lavoro aziendale coinvolge tutta una serie di azioni quotidiane che si ripetono in continuazione. Agire su queste ha risultati sorprendenti sulla semplificazione di questi processi: un vantaggio per l’intera attività delle PMI.
Per tutto questo c’è Google apps script.
Può essere usato per inviare notifiche automatiche per task in sospeso, aggiornamenti periodici di fogli di calcolo, oppure per integrare diversi servizi di Google workspace in maniera personalizzata.
Grazie alla sua semplicità di utilizzo, è possibile creare script personalizzati che migliorano l’efficienza dei processi aziendali, come la generazione automatica di report o l’invio di reminder.
L’automazione fa risparmiare tempo prezioso, garantendo che nessun task venga perso per strada e che tutte le attività vengano svolte con puntualità e precisione.
In questo modo le PMI possono automatizzare molte attività di routine, riducendo il margine di errore umano e migliorando la qualità complessiva del lavoro.

Creare applicazioni personalizzate per la tua azienda con Appsheet

Agilità e personalizzazione sono altre due esigenze condivise da molte PMi. Ci riferiamo al bisogno di avere strumenti progettati sulle caratteristiche specifiche di chi li userà. Qualcosa di unico, proprio come l’obiettivo da raggiungere, e facile da realizzare.
In questo caso, AppSheet è la piattaforma low-code inclusa in Google workspace che aiuta a creare applicazioni senza la necessità di essere programmatori.
Anche senza un team IT dedicato, le PMI possono digitalizzare e ottimizzare i propri processi, senza dover investire in risorse tecniche costose.
Con AppSheet le applicazioni si adattano alle loro esigenze per far affrontare le sfide della trasformazione digitale in modo accessibile e sostenibile.

Ecco alcuni esempi pratici per le PMI:

• Gestione ordini e magazzino: un’app costruita con AppSheet può gestire il magazzino e tracciare gli ordini in tempo reale, collegando direttamente i dati presenti in google sheets. In questo modo, le PMI possono avere una visione chiara e aggiornata delle giacenze, riducendo il rischio di errori o esaurimenti delle scorte, e ottimizzando i tempi di approvvigionamento.
• Monitoraggio delle attività del team: con AppSheet si può creare una semplice app che coordina le attività settimanali del team, garantendo una maggiore trasparenza e responsabilità. Ogni membro del team può aggiornare lo stato delle proprie attività e aggiungere note: ne deriva una visione completa e intuitiva dell’andamento del progetto, con una migliore gestione del tempo e delle risorse.
• Form di ispezione o check-list per la qualità: un’altra applicazione molto utile è quella di creare un form di ispezione o una check-list per il controllo qualità. Queste app possono funzionare anche offline, e si sincronizzano automaticamente una volta ristabilita la connessione. Questa funzionalità aiuta le aziende che operano in ambienti dove la connettività è limitata, e che devono garantire una qualità costante dei propri prodotti e servizi.

Vantaggi per le PMI: semplicità e flessibilità

• No-code, no stress: Appsheet non richiede conoscenze di programmazione per sviluppare applicazioni pratiche e utili. Le app possono essere create utilizzando i dati che l’azienda già possiede, come quelli in Google sheets, e sono immediatamente accessibili sia da desktop che da dispositivi mobili. La semplicità d’uso rende Appsheet un’alleata delle PMI, che possono concentrarsi in  soluzioni innovative senza speciali competenze in programmazione.
• Adattabilità e scalabilità: le app create con AppSheet sono aggiornabili e adattabili alle esigenze dell’azienda. Se i processi cambiano, è possibile aggiungere campi, modificare flussi di lavoro e personalizzare l’app senza dover investire in costose risorse. La capacità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato è essenziale per la sopravvivenza e la crescita delle PMI, e AppSheet fornisce la flessibilità necessaria per rimanere competitive.

Caso studio: una nuova app per la gestione delle prenotazioni

Un esempio pratico di una PMI che ha tratto vantaggio dall’uso di AppSheet riguarda Impact Hub Trentino, un’azienda che si occupa di coworking e servizi per startup e organizzazioni.
Il nodo organizzativo da superare riguardava la gestione delle prenotazioni di sale e delle risorse, fino a quel momento di tipo manuale, con conseguenti errori e inefficienze.
Con AppSheet, abbiamo creato un’app personalizzata per monitorare e gestire, in tempo reale, le prenotazioni di sale e delle risorse. Questo ha eliminato le sovrapposizioni, migliorato la comunicazione interna e ridotto del 30% il tempo dedicato alla gestione operativa.

Un miglioramento che ha dimostrato come la digitalizzazione dei processi con AppSheet possa migliorare l’efficienza e dare risultati immediati e concreti alle aziende che vogliono migliorare la gestione dei propri spazi e servizi.
Un altro vantaggio è dipeso dal processo di lavoro che abbiamo attivato per giungere all’app personalizzata.
Grazie agli spazi collaborativi su Google, abbiamo co-creato l’app insieme al team di Impact Hub Trentino e ai membri della loro community, mantenendo una comunicazione costante durante l’intero processo. Questo ci ha permesso di integrare i feedback degli utilizzatori in tempo reale, assicurando che l’app rispondesse perfettamente alle loro esigenze operative.

Conclusione: la trasformazione digitale parte dalle soluzioni semplici

La digitalizzazione per le PMI non deve essere per forza costosa o complessa.
Google workspace, con strumenti come AppSheet, offre una soluzione potente e accessibile per migliorare l’efficienza operativa, personalizzare i processi aziendali e prepararsi al futuro in modo sostenibile.
La chiave per una trasformazione digitale di successo è partire dalle piccole cose, come i processi quotidiani che possono diventare più fluidi grazie alla tecnologia. Sono questi piccoli passi che, uniti, rendono l’azienda più adattabile e competitiva e concretizzano la sua trasformazione digitale.

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